[项目纪实]某贸易公司构建内部沟通机制项目纪实

客户行业钢材批发贸易行业 问题类型 内部沟通不畅[客户评价]

从今年3月初,我们公司开始了与北京华恒智信人力资源顾问有限公司的合作,推行关于企业人力资源的项目工作,其中企业内部沟通机制建设是一个重要的内容。

华恒智信诸位咨询老师们通过深入、细致的访谈和调研,帮助我们梳理了企业在业务方面和人员配置方面存在的主要问题,并针对问题,提出了建设性的解决建议。

我们认为咨询专家提出的建立内部沟通平台,改进订单处理方式的建议非常有用,通过这一沟通平台,企业内部的业务信息得到了充分的共享,业务经理人实现了事务性工作的束缚,同时也有效解决了仓储人员忙闲不均的问题。

我们认为华恒智信咨询专家非常专业,工作效率很高,在短短的几个月就能够彻底解决我们的问题在此,我们对北京华恒智信公司能够培养出这样高素质、专业化的老师表示感谢,对项目组老师们对本公司的辛勤付出表示衷心的感谢!

[客户背景及现状问题]

某贸易公司是山东一家从事钢材批发贸易的企业,地处二线城市,公司成立十三年,现公司发展趋势良好,该企业在当地的钢材交易份额已占到当地市场份额的70%,但该公司高层在管理员工的过程中碰到了棘手的问题。

华恒智信顾问团队应公司邀请,对这家贸易公司进行了深入的调研和相关人员访谈,了解到该公司在人员管理方面主要面临以下两方面的问题:

业务方面,新来的业务员往往由于经验不足,对钢材的价格也把握不准,一旦遇到与客户进行价格商讨的情况,都会将问题转到业务经理处,导致每次业务经理那边的人员越积越多,业务员这边没有人,削弱了企业与客户之间的沟通效率。

人员配置方面,该公司的仓储部人员大概有15人,当客户订单多的时候,这些人员装货都忙不过来,而没有订单的时候库管人员却都无事可做,他们的工作状态完全是取决于客户订单的情况。如何实现人员合理化配置的问题,也摆在了领导面前。

[现状问题分析]

结合企业自身特点,华恒智信顾问团队分析认为,该钢材批发公司所呈现的各种问题的深层原因主要有以下两方面。

▲ 华恒智信 —— 案例研究中心

1、内部沟通机制缺失,导致业务操作不规范

该贸易公司对交易的价格、流程等信息没有进行有效的内部沟通,一方面,业务员对于客户询价及相关资讯不能及时反馈,只能询问业务经理等少热门资讯数知情人,使得业务办理的效率大大降低,经理等部分知情人员的时间和精力被占用,并且客户的满意度也大打折扣。

另一方面,交易价格有较强的变动性,业务员不能及时获知最新变化,容易导致业务操作中出现不规范,甚至是错误行为,降低工作效率,不利于公司在客户中树立良好形象。

2、人员配置缺乏弹性,导致[时忙时闲,忙闲不均]现象频现

该贸易公司大部分员工的工作量都与业务量有直接联系,但是该公司缺乏适应业务量、订单量变动的弹性人员配置,使得人员配置无法根据订单和业务变化而灵活调整,出现部分岗位时忙时闲以及岗位之间忙闲不均的情况也就不奇怪了。

以仓储人员为例,当订单量大时,仓储人员不得不超负荷工作,而订单量减少时,他们又会无事可做。在此种工作量有较高不确定性和变动性的情况下,员工的工作成效不易得到客观评价,他们的工作积极性也容易被消磨和打击,进而对公司的业务开展产生负面影响。

[华恒智信解决方案]

针对该公司的问题,华恒智信顾问团队经过深入调研和分析,提出了如下的解决方案。

▲ 华恒智信 —— 案例研究中心

1、建立公司内部的沟通平台

该企业存在业务员对钢材价格把握不准确的情况,华恒智信顾问建议通过建立一个内部沟通平台来解决。一方面,定期向该沟通平台上传钢材的历史价格,使业务员在与客户协商时对价格区间有所把握;另一方面,良好的经验、常见的失误和最新的公司决策都可在该平台上进行发布,实现经验信息在公司内共享,由此,使业务经理能从这些事务性工作中解脱出来,将时间和精力更多地用在管理团队和促进业务方面。

2、改进订单的处理方式,扩展仓储人员的职能

针对该企业被动接受订单,仓储人员忙闲不均的情况,华恒智信顾问有两方面的解决办法:一是从订单处理入手,在与客户协商时就主动协调订单的送货方式和时间等条件,具体操作上,可以由业务员根据客户信息平台上即时的销售信息,判断仓储情况,若当期仓储压力已较大,则可与客户协商采取送货上门的形式,以缓解仓储人员负担。

二是从仓储人员的职能入手,可实行仓储岗位的一岗多能,使仓储人员在仓储任务较少时承担其他方面的工作,如客户接待等。如此,双管齐下,即可解决仓储人员时而过忙、时而过闲的矛盾。

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