揭秘成本管理[黑匣子]

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降成本喊了这么多年,为什么就是降不下来?

[您驱车400公里,只为了来听我讲个故事,是不是有点不值?]我在电话里打趣地问林老板。[值得!您曾帮杨老板一年挣回了4年的利润。我多次找杨老板讨教,具体的措施他也说不上来,因此就把您推荐给了我。]林老板的声音里透着兴奋:[我辛辛苦苦一年下来,看起来是挣钱的,可财务账面上并没剩多少钱;各项费用居高不下,又找不到症结,成本高的理由总是原料涨价;各种跑冒滴漏看得心疼,可强调了多年的纸张正反面使用都做不到,更不用说其他办公费用的节省;年初劳民伤财做出的预算,并没起到多少实质性的作用,不该花的钱一分也没省下……]见面后,前两个小时我一直在倾听林老板介绍自己企业的情况,能感受到他焦灼的心情。随着市场竞争越来越激烈,人工、原料等各项成本都在不断上升,但产品的价格却上不去。

之前对企业来说,成本管理是利润多少的问题,但现在面对同质化竞争的市场,成本管理就成了企业生存的问题。

当我听说他们每周都要两次去邻市送货时,问道:[林总,您觉得每次两个工人跟着卸货,来回差不多需要一天时间,这两人的人工成本是多少?][每人每天的工资150元,餐费补助等每人每天25元,两人的费用每天在350元左右。]林老板一边算一边答道。[那我帮您算一笔账:如果跟这个合作多年的客户协商一下,把每次带人卸货变成付给对方一次卸货费100元,一个月8次的费用就是800元。而送货产生的费用为每天350元,8次共计2800元,这样就相差了2000元。如果再将这两人安排到车间生产线,每人每天创造的附加值不少于500元,减去工资后约剩350元,也就是他们每天能创造大约700元的利润,每月8天创造的效益就是5600元,这样一个月下来就相差了7600元,一年下来就是91200元。]我边按着计算器边解释道。我接着问:[如果一个产品每次能赚100元和120元,您会选择哪种价格出售?][当然是120元!]林老板不假思索。[其实这要看周转率。如果每次赚120元时,两个月周转一次,一年下来赚了720元;但当一次赚100元时,一个月周转一次,一年下来就能赚1200元。而这些都是从表面看不出来、只能通过分析才能得出的数据。成本管理是一个系统,在传导作用下,有时在某个方面看着赚钱,实际上整体是亏损的。对企业而言,隐藏的成本黑洞才是最致命的。那些成功的企业,无一不是具备卓越的系统成本管控能力。由于企业的复杂性,每个企业都有自身的特点,其他企业想学都学不来。]我解释道。林老板突然醒悟,[对!这说明我们企业的成本管理还有很大的提升空间。可是,就日常的办公费用来说,该如何有效管控?]我明白林老板是想考察一下我的真实水平。我也能够理解他背负着的巨大压力,尤其面对薄如蝉翼的利润时如履薄冰,唯恐一不小心出现亏损甚至倒闭。我问道:[一个部门在前后两个月都使用同类办公用品的情况下,前一个月费用是500元,后一个月为540元。如果从考核的角度来看,后一月的考核分数是不是更低?][应该吧。]林老板有点含糊。[其实未必,也许应该受到奖励。举个例子,假设企业用的全部是中性笔,第一个月用了500支,每支1元,共花费了500元;第二个月只用了450支,但由于市场价格的波动,每支由1元变成了1.2元,因此共花了540元。从表面上看钱花得更多,可实际上少耗用了50支,是不是应该奖励?][是这样。]林老板若有所思地说:[但办公费用包括的种类繁多,如果每种都这么分析,增加的管理费用恐怕也得不偿失,还有可能变得一团糟,应该如何解决呢?][您说得对,单纯分析一项的意义并不大,这就需要标准单价或标准成本的管理。在每个考核年度的开始,可以将常用的办公用品锁定一个标准单价,然后结合历史使用量计算出每个部门的总费用,然后依据这个标准就可以进行考核。以杨老板的企业为例,以往办公用品都是用完了就去领新的,大家习以为常。但自从实施了这种费用考核后大家都主动节约,根本不用老板操心。因为费用会涉及部门所有人的利益,因此相互之间也会监督。][受教了。宋老师您是通过哪些办法让杨老板的企业1财经年创造了4年的利润?]林老板迫不及待地问道。[其实准确地说,第一年应该是前一年利润的3.8倍,之后的第二年、第三年又同比提高了60%和40%。]我边回想当时的过程边解释道:[其实在成本管理上,短期的省钱或赚钱并不是目的,关键在于打造成本竞争优势。]当时,我在给杨老板的企业做管理顾问时,企业已经进入了发展瓶颈期,销售额连续3年徘徊,利润则每况愈下。如果继续下去,不再是利润多少的问题,而是企业能否生存的问题。杨老板希望能在新的年度有所改善,让销量增长20%。

我问能不能换个指标,换成是上一年度利润的200%?这种逆转,意味着只能从成本入手。成本管理意味着一旦固化下来就会长期延续。杨老板欣然同意。

其实我在参观杨老板的工厂时,就发现这家企业一直在[抓芝麻漏方瓜]。有些钱看似省了,实际上是多花了。例如,低薪制导致很多熟练工的流失,这意味着隐性损失起码是一个熟练工工资的5倍以上。但使用部门和人力资源部门各忙各的,没人考虑新招员工需要投入的培训费用、试错成本、淘汰成本、时间成本、熟悉流程工艺成本、效率成本、质量成本、交期成本、沟通成本等等。同时,也因薪资低而难以挖到优秀的员工。企业人力成本的浪费是巨大的。经过一段时间的深入调研后,我为杨老板的企业拟定了七步措施:第一步,成立节能降耗领导小组,老板亲自挂帅,财务总监负责统筹,其他副总和管理人员各负责一个板块,同时跟进相关的奖罚制度等。第二步,对管理人员、统计员、财务人员、库管员等涉及成本管理的岗位进行系统培训,传达由费用中心转变成利润中心的理念,从运营效率、资产回报率、投入产出比、产品设计、产品标准化到供应商管理、生产的7大浪费、质量损失、交期损失、工效损失、工步平衡损失,再到销售的价值客户分级、人资的人均工效、仓储的库存周转率、办公和物流费用管控、管理流程的隐形损耗,一直到资金支出规划、账期预警管理、考核跟进等等,都针对性地进行了讲解。第三步,发动各部门找出实际运营中哪些环节属于高增值、哪些环节是低增值、哪些环节是无效劳动等,并对自身部门的前5项可变费用进行数据对比分析,然后提出自己的改善建议。第四步,由财务部牵头,从公司层面对管理费用、销售费用和财务费用以及制造成本,按科目、部门两个维度进行系统分析,找到问题并拟定措施。第五步,对各部门提出的建议进行专题探讨,并制定相应的管理细则,包括人员优化、流程优化、产品品类优化、客户优化、产品标准化、材料通用化、供方管理、资金周转率改善、薪酬制度调整、考核系统完善、技能培训、技术比武、岗位竞聘、工装改进、闲置资产处置等等。第六步,明确责任、考核跟进。大张旗鼓地推行[质量月]活动。第七步,结合线上销售拓宽开源渠道,包括品牌策划等(委托专业公司),并建立持续改善机制。以库存管理为例,杨老板的企业虽然每年每月都有库存盘点,但基本上是走形式,因为连相应的呆滞库存分析、库存周转率分析都没有,基础的安全库存也是凭经验、拍脑袋想出来的,并且也没有对盘点结果实施相应的激励,更没有针对性的改善措施,仅仅是算了一次账而已,而且还算得不够准确。当然,这些问题也不能全怪财务。杨老板为了节约成本,让自己的岳父做了仓库主管,然后配备了两个仓管员,导致仓库管理极为混乱。不但没有做到先进先出,库存也缺少规划性,有些材料堆积如山,而有些设备配件却没有备货。由于仓库的数据不准确,时常出现停工待料的现象,同时也导致了大量的紧急采购。这些问题没人敢提,即使提了也不管用。而半成品库,则变成了生产部门闭着眼生产的[蓄水池]。由于没有实施定额领料,生产工人为了多拿计件工资,大批量生产同一规格的零部件,没有平衡生产不仅耽误了交期,还造成了大量的库存积压。仅取消半成品库和优化库存这一项,就可以节约流动资金30%以上。采购部的管理更有意思。采购经理是杨老板的弟弟,奉行[价格第一、质量第二]的原则。他连供应商管理、评价都不懂,脑子里整天就只有省钱,有些原辅料一次进货半年都用不完。由于不停地压价,供应商极不稳定,导致原辅料的质量也得不到保证,因此企业的质量成本居高不下。而工具和设备的零部件更是买得便宜用得贵。有一次购买高压电器开关时省下了30元,结果因为质量问题导致生产线全面停产,一次性损失了3万余元。还有一次更换了油漆厂家,却没有告知生产工人,工人仍按原配方调漆,导致半成品及整批油漆报废。这些损失最后都由企业来承担,类似的问题比比皆是。客户分级管理的效果更明显。根据客户价值贡献率,对800多个客户进行了ABCDE五级管理,然后对客户和业务员实施了不同的激励政策,同时跟进了清欠办、财务部、业务经理、业务员等四级账款管理,不到一年时间就压缩外欠款35%左右。三年下来,杨老板的企业先后改善了100余处,人均工效年均增长8~9%,人均利润增长更是巨大。本来这一系列改善工作,计划用两年的时间初步做完后,再逐步完善。但由于杨老板的企业管理基础较为薄弱,实际上用了三年多才逐步走向正规……这次谈话,从晚上7点持续到凌晨2点多。虽然林老板的企业属于化工行业,但管理的道理是相通的。有些企业的成本管理只靠财务部门,结果各部门怨声载道。在各自为政的情况下,财务部往往也有心无力。成本管理其实是一个系统工程,牵一发而动全身。即使给了财务部管理权限,但他们对其他部门的业务也并不熟悉,而真正可节省的费用空间往往又隐藏在各部门的业务细节中。例如,设备定置的工艺布局(可提高工作效率)、工装的改善、设计的标准化、各种管理流程的梳理等环节,财务都很难渗透进去。而对于其他部门而言,对财务的专业知识又了解不够,所以成本管理最大的难点是,用管理的[语言]来实现财务的统筹。有些企业成本管控不理想,正是因为没有站在战略的高度来统筹规划,只是就问题解决问题,导致[按下葫芦浮起瓢],并没有形成企业真正的核心竞争力。而只有早日建立起系统化的成本运行机制,才能让企业在竞争中胜出。事实上,成本管理的本质是系统的再造和升级,从而打造竞争优势,而不仅仅是省钱。成本管理的目标是[活下来],是先生存后发展,[省钱]只是其中一种方式,并不是目的。<>云:[先为不可胜,以待敌之可胜。]企业只有先立于不败之地,才有机会迎接成功。成本管理的核心技巧,就是将内容标准化、格式化、流程化。

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